この記事の監修

社会保険労務士 行政書士 公認 不動産コンサルティングマスター

松原 元

平成23年12月に社会保険労務士登録、平成25年5月に行政書士登録し、ダブルライセンスで労務・社会保険関係から建設業、宅建業、産廃等の 許認可の取得・維持までをワンストップで対応可能。資金繰りのサポートも行っており、２００件以上の融資支援実績を持つ。

「従業員が会社に届け出ている自宅とは異なる場所（実家など）から、無断でテレワークをしていたことが発覚しました。これは就業規則違反ではないでしょうか。すぐに処分しても良いものでしょうか？」

従業員の勤務場所に関するこのようなご相談は、特に情報管理や人事管理のリスクを考えると、経営者様としては一刻も早く対応を決めたくなるお気持ちはよく理解できます。

しかし、当事務所では、こうしたケースで焦って処分を決定する前に、まずは冷静に、そして客観的に事実関係を丁寧に確認することをお勧めしております。なぜなら、就業規則に違反しているように見える状況でも、深く掘り下げて事実を確認すると、会社側の運用や管理体制にも改善すべき点が見つかることが少なくないためです。

今回は、テレワークにおける勤務場所を巡る問題について、中小企業の経営者様が知っておくべき初動対応と、トラブルを未然に防ぐためのルール作りのポイントを解説いたします。

目次

• まずは結論：テレワーク中の無断実家勤務、処分は慎重に進めましょう
• 相談事例の概要：認識のずれがトラブルの火種に
• この問題の本質：勤務場所変更の手続き、上司の認識、そして情報管理
• 中小企業が陥りやすい「よくある失敗」
• 当事務所が提案する初動対応と事実確認のポイント
  • 従業員と上司へのヒアリングの進め方
  • テレワーク規程と過去の運用状況の確認
• 就業規則「だけ」を見て判断してはいけない理由
  • 明文化されていない「会社の承認」の曖昧さ
  • 社内ルールの具体的な運用が不可欠な理由
• 実家勤務が引き起こす潜在的なリスク
  • 情報セキュリティリスク
  • 労働時間の把握と安全配慮義務
• 中小企業における現実的な勤務場所ルールの整備と運用
  • 勤務場所を原則禁止とする場合
  • 一定の条件で認める場合
  • 少人数の体制でリスクを最小化する具体的なポイント
• Q&A：テレワーク勤務場所に関するよくある疑問
• まとめ：ルールと運用の両面から公正な対応を

まずは結論：テレワーク中の無断実家勤務、処分は慎重に進めましょう

テレワーク中に従業員が会社に無断で勤務場所を変更していた場合、すぐに懲戒処分を下すのは原則として避けるべきです。

なぜなら、従業員側の一方的な違反に見えても、会社のルールが不明確であったり、管理職の認識が曖昧であったりするケースが少なくないためです。まずは以下の点を丁寧に確認し、客観的な事実に基づいて対応を検討することが、後のトラブルを避ける上で極めて重要になります。

1. 従業員への事実確認：なぜ勤務場所を変更したのか、会社や上司に伝えたのか。
2. 上司への事実確認：いつ、どのように知ったのか、承認したと認識していたのか。
3. 会社の規程・運用状況：テレワーク規程や就業規則、過去の類似ケースの取り扱いはどうであったか。
4. 潜在的なリスクの有無：情報漏洩や労働環境上の問題はなかったか。

特に、従業員30名までの中小企業においては、専任の人事担当者がいないことも多いため、経営者様ご自身または少人数の事務担当者様がこれらの事実確認を行うことになります。感情的な判断ではなく、冷静な事実確認こそが、公正な対応への第一歩です。

相談事例の概要：認識のずれがトラブルの火種に

あるITシステム開発会社での事例です。この会社では週2～3日のテレワークが認められており、テレワーク規程には勤務場所について「自宅その他会社が認めた場所」と定められていました。

ところが、ある従業員が約1か月にわたり、会社に届け出ている自宅ではなく、地方の実家からテレワークをしていたことが発覚しました。

人事部長は「会社の承認を受けずに勤務場所を変更したのは規程違反ではないか」と考えていました。しかし、確認を進めると、その従業員の上司は以前から実家に滞在していることを知っていたようです。上司自身も「在宅勤務なら、仕事ができれば場所はそれほど問題にならないと思っていた」という認識でした。

さらに会社のテレワーク規程には「会社が認めた場所」とはあるものの、「誰の承認を、どのような方法で受ければよいのか」までは明確に定められていませんでした。

このように、単純に「従業員が規程に違反した」というだけでは片付けられない、複雑な状況が見えてきました。

この問題の本質：勤務場所変更の手続き、上司の認識、そして情報管理

今回の事例で確認すべき問題は、大きく以下の3点に集約されます。

1. 従業員の勤務場所変更手続き：従業員はどのような意図で、どのような手続き（口頭、メール、書面など）を経て勤務場所を変更したのか。
2. 上司の認識と承認の有無：上司は従業員の実家勤務をいつ、どこまで認識し、それを会社の承認とみなしていたのか。
3. 実家における情報管理状況：実家というプライベートな環境で、会社の情報（顧客情報、社内機密など）が適切に管理されていたか。

特に重要なのは2点目の「上司の認識」です。仮に従業員が上司に「しばらく実家からテレワークをしたい」と伝え、上司が「業務に支障がなければ大丈夫です」と返答していた場合、従業員は「上司に伝えて了承を得た」と認識している可能性があります。

このような状況で、会社が従業員だけに一方的に責任を求めることは、公平性を欠く対応と見なされかねません。従業員への対応を検討する前に、上司側の対応や社内ルールの不備についても確認し、必要に応じて改善を図る視点が不可欠です。

中小企業が陥りやすい「よくある失敗」

このようなケースで避けたいのは、事実確認を十分に行う前に「就業規則違反だから懲戒処分だ」「始末書を書かせよう」と拙速な対応を決めてしまうことです。

結論を先に決めてしまうと、その後のヒアリングも「何が起きたのかを客観的に確認する」のではなく、「処分するための材料を集める」という方向に傾きやすくなります。これにより、従業員との間に不信感が生じ、かえって問題が複雑化するリスクがあります。

一方で、「仕事に支障がなかったのだから問題ない」と安易に片付けるのも適切ではありません。例えば、実家で家族と共用する部屋で仕事をしており、オンライン会議の内容が家族に聞かれたり、PC画面に顧客情報が表示されたりする可能性があったとします。

実際に情報漏洩の事実は確認されていなくても、情報管理上の潜在的な問題がなかったか、会社として確認し、対策を講じる責任があります。

当事務所が提案する初動対応と事実確認のポイント

当事務所であれば、まず従業員と上司それぞれから、別々に話を聞くことをお勧めします。これは、双方の認識のずれを客観的に把握し、先入観なく事実を整理するためです。

従業員と上司へのヒアリングの進め方

従業員へのヒアリング

• 実家勤務を始めた時期と理由：いつから、なぜ実家で勤務していたのか。
• 上司への報告状況：実家勤務について、いつ、誰に、どのように（口頭、メール、チャットなど）伝えたのか。
• 会社のルールへの認識：テレワークの勤務場所に関する会社のルールをどのように理解していたか。
• 情報管理状況：実家での勤務中、会社の情報（PC画面、資料など）は適切に管理されていたか、第三者に閲覧される可能性はなかったか。

上司へのヒアリング

• 従業員の実家勤務の認識時期：いつ、従業員が実家で勤務していることを知ったのか。
• 勤務許可の認識：実家から勤務していることを認識していたか、また、それを承認したと認識していたか。
• 承認方法の認識：「会社が認めた場所」という規程について、誰が、どのような方法で承認するものだと認識していたか。
• 過去の運用経験：過去に他の従業員が同様のケースで、どのように対応した経験があるか。

ヒアリング後は、メールやチャットなど、やり取りの記録が残っていれば必ず確認しましょう。例えば、「来月まで実家から勤務したいです」という従業員のメッセージに対し、「分かりました」という上司の返信があった場合、この「分かりました」が何を意味していたのか（単に実家滞在を認識しただけなのか、実家からの勤務まで了承したのか）まで確認することが重要です。認識のずれがある可能性が高いからです。

テレワーク規程と過去の運用状況の確認

次に、会社のルールと過去の運用状況を確認します。

• 就業規則・テレワーク規程：勤務場所に関する規定がどのように明文化されているかを確認します。特に「会社が認めた場所」という文言がある場合、その「承認プロセス」が具体的に定められているかを確認します。
• 過去の運用事例：他の従業員が帰省先などから勤務したケースがあったか、その際にはどのような手続きで認められていたかを確認します。もし過去に口頭連絡だけで認められていた事例があれば、今回だけ異なる取り扱いをすることについて、慎重な検討が必要です。公平性の観点から、一貫した対応が求められます。

就業規則「だけ」を見て判断してはいけない理由

多くの会社では、就業規則やテレワーク規程に「勤務場所は原則として自宅とし、その他会社が認めた場所とする」といった定めがあります。しかし、この「会社が認めた場所」を現場でどのように運用するかが決まっていないケースが少なくありません。

明文化されていない「会社の承認」の曖昧さ

例えば、以下のような具体的な手続きが不明確な場合、従業員と管理職の間で認識のずれが生じやすくなります。

• 誰に申請するのか（直属の上司か、人事部か、総務部か）。
• どのように申請するのか（所定の申請書が必要か、社内システムを使うのか、メールやチャットで良いのか）。
• 一時的な帰省や出張に伴う一時的な勤務場所変更の場合はどうするのか。

こうした具体的なプロセスが明確でなければ、従業員は「上司に口頭で伝えて問題なかった」と思い込み、上司も「業務に支障がないなら問題ないだろう」と安易に考えてしまうことがあります。結果として、ルールは存在するものの、誰もそのルール通りの手続きができない、あるいはルール自体を知らないという状態に陥ってしまいます。

社内ルールの具体的な運用が不可欠な理由

就業規則は、単に「禁止事項」を羅列するだけでは十分ではありません。従業員が実際にどうすればルールを遵守できるのか、具体的な手続きや判断基準まで示されていることが重要です。労働基準法第89条（e-Gov）においても、就業規則は労働条件や服務規律を明確にするために作成されるものです。

少人数の体制であっても、ルールを形骸化させないためには、作成した規程が現場で円滑に運用されるよう、具体的な手続きや判断基準を明文化し、従業員と管理職双方に周知徹底することが不可欠です。当事務所では、規程作成だけでなく、その運用支援まで含めたご提案を心がけております。

実家勤務が引き起こす潜在的なリスク

勤務場所の無断変更は、単なる規程違反に留まらず、中小企業にとって重大なリスクをはらんでいます。

情報セキュリティリスク

最も懸念されるのが情報セキュリティリスクです。従業員が実家で勤務する場合、以下のような問題が起こる可能性があります。

• PC画面の盗撮・盗見：家族など第三者がPC画面を覗き見たり、偶然映り込んだりするリスク。特に顧客情報や開発中の機密情報が表示されている場合、情報漏洩に繋がりかねません。
• オンライン会議の盗聴：ヘッドセットを使用せず、スピーカーから会話が漏れて、家族に業務内容や機密情報が聞かれるリスク。
• ネットワーク環境の脆弱性：会社が推奨・管理していない個人のWi-Fi環境を利用することで、セキュリティレベルが低く、不正アクセスやデータ傍受のリスクが高まる可能性があります。
• 紙媒体の管理不徹底：業務で印刷した書類などを適切に保管せず、紛失したり、第三者の目に触れたりするリスク。

情報漏洩は企業の信頼を失墜させ、損害賠償問題に発展する可能性もあります。従業員30名までの中小企業にとって、一度のインシデントが事業継続を脅かす事態になりかねません。

労働時間の把握と安全配慮義務

勤務場所が会社に把握されていない状態では、労働時間の適正な把握が困難になります。労働基準法上、会社は従業員の労働時間を適切に管理する義務があります。正確な勤怠管理ができない場合、未払い残業代トラブルなどのリスクを高めます。

また、労働契約法第5条により、会社には従業員が安全で健康に働けるよう配慮する「安全配慮義務」があります。勤務場所が会社に把握されていないと、万一の事故や体調不良が発生した際に、会社が迅速に対応できない可能性があります。

中小企業における現実的な勤務場所ルールの整備と運用

中小企業がテレワークを導入・運用するにあたり、勤務場所のルールをどう定めるかは重要な経営判断です。業務内容や会社の文化、情報セキュリティレベルに応じて、以下2つのアプローチが考えられます。

勤務場所を原則禁止とする場合

最も管理がしやすく、情報セキュリティリスクを抑えられる方法です。ただし、従業員の柔軟な働き方は制限されます。

• メリット：情報セキュリティリスクを最小限に抑えられ、勤務管理も比較的容易です。
• デメリット：従業員のワークライフバランスや、緊急時の柔軟な対応が難しくなる可能性があります。
• こんな会社に推奨：厳格な情報管理が求められる業種（金融、医療など）、あるいは情報漏洩リスクが高い機密情報を日常的に扱う会社。

一定の条件で認める場合

従業員の働き方の柔軟性を高めつつ、リスクを管理する方法です。ただし、会社側の管理項目が増えます。

• メリット：従業員の多様な働き方を支援し、エンゲージメント向上に繋がる可能性があります。
• デメリット：会社側での情報セキュリティ対策や勤務管理の仕組みをしっかり構築する必要があります。
• こんな会社に推奨：多様な働き方を推進したい、従業員の自律性を尊重したい会社。ただし、厳格なルール整備と運用が必須です。

少人数の体制でリスクを最小化する具体的なポイント

どちらのアプローチを選択するにしても、従業員30名までの中小企業が少人数の体制で運用するには、以下のポイントが重要です。

1. 明確な申請・承認フローの確立：
   • 誰に（部署名・役職）、どのような情報（期間、場所、理由、緊急連絡先など）を、いつまでに提出するのかを具体的に定めます。
   • 申請書は複雑なものではなく、シンプルな書面やGoogleフォームのような無料ツールでも十分機能します。
   • 承認者も明確にし、承認基準（例：情報セキュリティ環境が確保されていること、業務に支障がないこと）を共有します。
2. 情報セキュリティルールの徹底：
   • 従業員教育：PC画面を第三者に見られない工夫（ブラインド利用など）、オンライン会議はヘッドセットを使用する、業務に関係ない第三者を会議に立ち会わせない、離席時は画面ロックをかける、個人所有デバイスで会社情報を取り扱わない、といった基本的なルールを徹底します。
   • 通信環境：公共Wi-Fiなど安全性が低いネットワークの利用を原則禁止し、VPN（Virtual Private Network）の利用を推奨します。有料VPNサービスは様々ですが、無料相談窓口などで自社に合ったものを検討することも可能です。
   • 物理的なセキュリティ：業務で必要な紙媒体は、施錠できる場所に保管するなど、持ち出し・保管ルールを定めます。
3. 勤怠管理の明確化：
   • 勤務開始・終了時のチャット報告や、シンプルな勤怠管理アプリ、共有スプレッドシートなど、少人数でも運用しやすい方法で労働時間を把握します。
   • 休憩時間や中抜けのルールも明確にし、記録を義務付けます。
4. 定期的なルール見直しと周知：
   • テレワークの実態に合わせてルールを定期的に見直し、従業員と管理職双方に周知徹底します。
   • 厚生労働省の「テレワークの適切な導入及び実施のためのガイドライン」（厚生労働省）なども参考に、常に最新の情報を取り入れるよう努めましょう。
5. 公的支援の活用：
   • テレワーク導入やセキュリティ対策には、国や自治体の補助金・助成金が活用できる場合があります。例えば、J-Net21の「補助金・助成金情報」（J-Net21）などで最新情報を確認し、積極的に活用を検討しましょう。専門家への無料相談窓口なども有効です。

Q&A：テレワーク勤務場所に関するよくある疑問

Q1: テレワーク中の無断実家勤務が発覚した場合、すぐに自宅に戻るよう命令できますか？

A: はい、原則として命令することは可能です。ただし、一方的に命令する前に、まずは従業員から事情を丁寧に聞き取り、なぜ実家で勤務していたのか、会社や上司への報告状況などを確認することが重要です。その上で、会社の規程に違反していることを伝え、速やかに正規の勤務場所に戻るよう指示します。

もし従業員が指示に従わない場合は、業務命令違反として懲戒処分の対象となる可能性もありますが、まずは対話を通じて解決を図ることが望ましいでしょう。

Q2: 勤務場所変更の申請ルールを新たに設ける際、従業員の同意は必要ですか？

A: 就業規則の変更は、労働基準法第90条により、労働者代表の意見を聞く必要がありますが、原則として従業員個別の同意は必須ではありません。ただし、従業員に不利益となる変更（例えば、これまで黙認していた行為を厳しく制限するなど）の場合は、個別の同意が必要となるケースや、就業規則の変更が合理的であると認められる必要があります。

新たなルールを導入する際は、その必要性や目的を従業員に丁寧に説明し、理解を得る努力をすることが、円滑な導入に繋がります。当事務所では、就業規則変更の際の手続きや説明のポイントについてもアドバイスしておりますので、お気軽にご相談ください。

Q3: 情報漏洩などの実害が起きていなくても、懲戒処分は可能でしょうか？

A: 情報漏洩などの実害が発生していなくても、懲戒処分が可能なケースはあります。重要なのは、従業員の行為が会社の就業規則（特に服務規律や情報管理規程）に違反しているか、また、その違反行為が会社の秩序を乱す、またはそのリスクを生じさせるものであったかどうかです。

ただし、懲戒処分は、違反行為の軽重、従業員への影響、会社の過去の運用状況などを総合的に判断し、その処分が客観的に合理的な理由があり、社会通念上相当と認められるものでなければなりません（労働契約法第15条）。実害がない場合、いきなり重い処分を下すのは避けるべきです。まずは厳重注意や始末書の提出など、段階的な対応を検討することが一般的です。

まとめ：ルールと運用の両面から公正な対応を

テレワーク中の従業員による無断の実家勤務は、多くの経営者様が直面しうる課題です。しかし、「規程違反だから即処分」という安易な判断は、新たなトラブルの火種となりかねません。

重要なのは、まず事実を客観的に整理することです。従業員本人の認識、上司の認識、そして会社のルールと過去の運用状況。これらの情報を多角的に確認し、情報管理上の潜在的なリスクも含めて、全体像を把握することが肝要です。

従業員側に問題があれば、その点をきちんと伝え、改善を促す必要があります。一方で、会社のルールや管理職の運用が曖昧だったのであれば、そこも同時に改善を図るべきです。当事務所では、就業規則やテレワーク規程の相談において、「社員がルールを守ったか」だけでなく、「会社が守れるルールを作り、実際にそのとおり運用していたか」という点も重視しています。

就業規則は、一度作成したら終わりではありません。実際に問題が起きた時に、「会社としてなぜこの対応をするのか」を従業員にきちんと説明できる。そこまで含めて、就業規則の整備と運用であると、当事務所は考えております。少人数の体制でも、実践可能な現実的な対応策を一緒に考えていきましょう。

本記事の内容は一般的な情報提供を目的とするものであり、個別の事案については必ず専門家にご相談ください。