年次有給休暇は「承認制」ではない？中小企業経営者が知るべき年休取得の基本と時季変更権の正しい運用
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この記事の監修
社会保険労務士 行政書士 公認 不動産コンサルティングマスター
松原 元
平成23年12月に社会保険労務士登録、平成25年5月に行政書士登録し、ダブルライセンスで労務・社会保険関係から建設業、宅建業、産廃等の 許認可の取得・維持までをワンストップで対応可能。資金繰りのサポートも行っており、２００件以上の融資支援実績を持つ。
目次
「人手が足りないから、有給休暇は認められない。」従業員から年次有給休暇（以下、年休）の申請があった際、現場の管理職からこのような相談を受け、頭を悩ませた経験がある経営者様もいらっしゃるのではないでしょうか。特に従業員30名までの中小・零細企業では、少数精鋭で業務を回しているため、一人でも休むと業務に大きな影響が出ることも少なくありません。
しかし、年休に関するトラブルの多くは、法制度に対する誤解や、運用ルールが不明確であることに起因しています。
年休は従業員の権利であり、企業は原則として取得を拒否できません。では、人手不足の現実がある中小企業は、どのようにこの課題と向き合えば良いのでしょうか。私（社会保険労務士・行政書士）が、中小企業の経営者様が知るべき年休の基本と、トラブルを避けるための正しい運用方法について解説いたします。
【結論先出し】
結論として、年次有給休暇は、従業員が請求した時季に取得できるのが原則であり、会社が「承認」する制度ではありません。会社が「時季変更権」を行使できるのは、「事業の正常な運営を妨げる場合」に限られ、その判断は極めて慎重に行う必要があります。安易な拒否や変更は、未払い賃金や法的トラブルのリスクを高めます。本記事では、少人数体制の中小企業でも円滑な年休運用を実現するための具体的な方法と、トラブル発生時の初動対応について解説いたします。
目次
- 中小企業でよくある「年次有給休暇」運用の誤解とは？
- 年次有給休暇の法的性質と「時季変更権」の原則
- 年休トラブルを未然に防ぐ！少人数体制でできる具体的な対策
- 年休トラブル発生時の初動対応と確認ステップ
- 中小企業経営者様からよくあるご質問（Q&A）
- まとめ：年休運用は中小企業の生産性向上にも繋がる
中小企業でよくある「年次有給休暇」運用の誤解とは？
中小企業においては、年休に関する制度理解が不十分であったり、運用ルールが不明確であったりすることが少なくありません。これがトラブルの温床となる場合があります。
「年休は会社の承認が必要」という誤解と法的根拠
一部の管理職や従業員の中には、「年休は上司の許可がなければ取れない」「会社が承認して初めて休める」と誤解しているケースが見受けられます。しかし、年休は労働基準法で定められた従業員の権利であり、会社が一方的に拒否できるものではありません。従業員は、原則として、自分で希望する時季に年休を取得する権利を持っています。
これは、労働基準法第39条第5項で「使用者は、前各項の規定による有給休暇を労働者の請求する時季に与えなければならない。」と明確に定められているためです。会社が有給休暇の時季指定を拒否できるのは、後述する「時季変更権」を行使する場合に限られます。
「人手不足だから休めない」という安易な判断の危険性
慢性的な人手不足は、中小企業にとって深刻な経営課題の一つです。そのため、従業員から年休申請があった際に、「この日は人がいないから」という理由だけで、安易に年休取得を拒否したり、変更を求めたりするケースがあります。
しかし、単なる「人手不足」というだけでは、会社が時季変更権を行使できる「事業の正常な運営を妨げる場合」に該当しない可能性が高いです。具体的な業務への影響や、代替要員の確保状況などを慎重に検討せずに拒否することは、違法な年休拒否と見なされ、法的なトラブルに発展するリスクを伴います。
口頭でのやり取りによる記録不備のリスク
年休の申請や、それに対する会社の回答が口頭のみで行われる場合、後から「言った、言わない」のトラブルになりがちです。特に、年休取得の変更を求めたにもかかわらず、正式な回答や記録がない状況では、従業員が申請通りに休んだとしても、会社側がそれを「無断欠勤」と判断してしまう誤解が生じかねません。
書面やシステムで申請・承認・変更のプロセスを記録することは、トラブル発生時の事実確認を容易にし、従業員の納得感を得る上でも非常に重要です。
年次有給休暇の法的性質と「時季変更権」の原則
年次有給休暇の正しい運用には、その法的性質と、会社が持つ「時季変更権」について深く理解することが不可欠です。
年休は従業員の「権利」：労働基準法第39条が定める付与条件
年次有給休暇は、一定期間勤続した労働者に対して、心身の疲労を回復し、ゆとりのある生活を保障するために付与される、労働基準法で定められた権利です。
【年次有給休暇の付与条件】
労働基準法第39条第1項・第2項により、以下の二つの条件を満たした従業員に年休を付与しなければなりません。
- 雇入れの日から6ヶ月間継続勤務していること
- その期間の全労働日の8割以上出勤していること
この条件を満たせば、原則として10労働日の年休が付与されます。その後は、継続勤務1年ごとに付与日数が増加していきます（最大20労働日）。パートタイム労働者に対しても、週所定労働日数や年間所定労働日数に応じて比例付与されます。
（年次有給休暇）
第三十九条 使用者は、その雇入れの日から起算して六箇月間継続勤務し全労働日の八割以上出勤した労働者に対して、継続し、又は分割した十労働日の有給休暇を与えなければならない。２ 使用者は、一年六箇月以上継続勤務した労働者に対しては、六箇月を超えて継続勤務する日（以下「六箇月経過日」という。）から起算した継続勤務期間を一年とする日ごとに、前項の規定による有給休暇に加え、継続勤務期間が六箇月を超えて一年六箇月までのものについては一労働日、その後一年を超えるごとに一労働日を加算した有給休暇を与えなければならない。ただし、その付与する有給休暇の日数は、二十労働日を限度とする。
３～４（略）
５ 使用者は、前各項の規定による有給休暇を労働者の請求する時季に与えなければならない。ただし、請求された時季に有給休暇を与えることが事業の正常な運営を妨げる場合においては、他の時季にこれを与えることができる。
会社が年休取得を拒否できる唯一のケース：「時季変更権」とは？
前述の労働基準法第39条第5項ただし書にある通り、会社が従業員の請求する時季に年休を与えることが「事業の正常な運営を妨げる場合」に限り、会社は従業員に他の時季に年休を取得するように変更を求めることができます。これが「時季変更権」です。
重要なのは、時季変更権はあくまで「時季を変更させる」権利であり、「年休の取得そのものを拒否する」権利ではない、という点です。つまり、従業員には必ずどこかの時季で年休を取得させる義務が会社にはあります。
「事業の正常な運営を妨げる場合」の判断基準
時季変更権を行使できる「事業の正常な運営を妨げる場合」とは、単に「忙しい」「人手が足りない」といった抽象的な理由では認められません。一般的に、以下の要素を総合的に考慮して判断されます。
- 業務の性質： その日休むことによって、会社の主要業務が完全に停止したり、顧客へのサービス提供が著しく困難になったりするか。
- 業務の量： その日に行われる業務量が通常に比べて極めて多く、代替要員なしでは対応不可能か。
- 代替要員の確保： 配置換えや応援体制の活用など、あらゆる努力をしても代替要員を確保できないか。
- 労働者の業務内容： その労働者でなければ遂行できないような代替不可能な業務を担当しているか。
- 申請時季： 繁忙期や特定の業務が集中する時期か。
特に中小企業では、個々の従業員の業務が専門化しており、代替要員が少ないことも現実です。しかし、だからといって一律に時季変更権が認められるわけではありません。会社は、従業員の年休取得を円滑にするために、可能な限り代替要員の確保や業務分担の見直しに努める必要があります。
年休トラブルを未然に防ぐ！少人数体制でできる具体的な対策
従業員30名までの中小企業においても、適切な制度設計と運用を行うことで、年休トラブルのリスクを大きく軽減し、従業員の満足度向上にも繋げることが可能です。以下に、少人数体制でも実行可能な具体的な対策をご紹介します。
就業規則の整備と従業員への周知徹底
年休に関するルールは、就業規則に明確に記載し、全従業員に周知することが最も重要です。以下の項目を具体的に定めておきましょう。
- 年休の付与条件と日数： 労働基準法に則り、分かりやすく記載します。
- 年休の申請手続き： いつまでに、誰に、どのような方法（書面、システム等）で申請するかを定めます。原則として、あまりに短い申請期限を設けることは、時季指定権の制限とみなされる可能性があります。
- 時季変更権行使の基準： 会社が時季変更権を行使する可能性がある具体的な状況（例：特定期間の集中業務、緊急事態発生時など）を明記し、従業員にも理解を求めます。
- 半日・時間単位年休の導入： 従業員の柔軟な働き方を促進するため、これらを導入することも検討しましょう（ただし、時間単位年休は労使協定が必要です）。
- 年休の計画的付与に関する事項： 後述する計画付与制度を導入する場合、その旨を記載します。
就業規則は、会社のルールブックです。曖昧な表現を避け、誰が読んでも理解できるように具体的に記述し、常に最新の状態に保つよう心がけてください。
管理職への年休制度教育の重要性
現場で年休申請に直接対応するのは管理職です。管理職が「年休は承認制ではない」「時季変更権の行使は限定的である」という基本原則を正しく理解していなければ、誤った対応をしてしまいます。定期的な研修や勉強会を通じて、以下の点を重点的に教育しましょう。
- 年休の法的性質と従業員の権利であること
- 時季変更権の厳格な行使条件と具体的な判断ポイント
- 年休申請に対する適切な対応手順（口頭での安易な拒否を避ける、記録の重要性など）
- 従業員とのコミュニケーションの取り方
これにより、管理職一人ひとりが自信を持って適正な判断を下せるようになり、運用の一貫性が保たれます。
年休申請・回答プロセスの文書化と記録
口頭でのやり取りによるトラブルを避けるため、年休に関する全てのやり取りを文書またはシステムで記録することを徹底しましょう。少人数の体制であれば、以下のような方法が考えられます。
- 申請書フォーマットの作成： 申請日、希望時季、理由、連絡先などを記載する統一の申請書を用意します。
- メールや社内チャットの活用： 申請・回答・時季変更の打診などを、記録が残る方法で行います。
- 簡易的な台帳の整備： 年休取得状況や時季変更の経緯などを記録する台帳を作成し、担当者が管理します。
これにより、トラブル発生時の事実確認が容易になり、また、従業員にとっても「会社がきちんと対応している」という信頼感に繋がります。
代替要員確保のための工夫と体制づくり
中小企業が年休を円滑に運用するためには、日頃から「一人休んでも業務が滞らない」体制を意識することが重要です。以下の工夫を検討してみてください。
- 多能工化の推進： 複数の業務をこなせる従業員を育成し、特定の従業員に業務が集中しないようにします。
- 業務の標準化・マニュアル化： 誰でも一定レベルの業務を行えるように、業務プロセスを明確にします。
- シフト管理の工夫： 年休申請を見越したシフト作成や、応援体制の構築を検討します。
- 業務の優先順位付け： 年休取得者がいる場合でも、最低限遂行すべき業務を明確にし、それ以外の業務は柔軟に対応できる体制を整えます。
年休計画的付与制度の検討（計画付与）
従業員の年休取得を促進し、同時に会社側も計画的に業務を調整したい場合は、「年休の計画的付与制度（計画付与）」の導入を検討してみましょう。これは、年休のうち5日を超える部分について、労使協定を締結することにより、会社が取得時季をあらかじめ指定できる制度です。
例えば、夏期休暇や年末年始休暇に組み込んだり、企業全体の休業日に設定したりすることで、計画的に年休を消化させることができます。これにより、会社は業務計画を立てやすくなり、従業員も休暇をとりやすくなるという双方のメリットがあります。
コストを抑えて制度を整えるためのヒント
「就業規則の整備や見直しには費用がかかるのでは？」とご心配される経営者様もいらっしゃるかもしれません。しかし、全てを専門家に依頼する前に、まずは以下の方法で情報収集や相談を始めてみてはいかがでしょうか。
- 労働基準監督署の無料相談： 最寄りの労働基準監督署では、労働法に関する無料相談を受け付けています。就業規則の内容や年休運用について、基本的なアドバイスを受けることができます。
- 社会保険労務士会の無料相談： 各地の社会保険労務士会でも、中小企業を対象とした無料相談会を定期的に開催している場合があります。
- 公的支援制度の活用： 就業規則の整備や人事制度の見直しには、場合によってはキャリアアップ助成金など、特定の要件を満たすことで助成金が活用できるケースもあります。詳細は専門家にご相談ください。
当事務所でも、中小企業の経営状況に合わせた現実的なご提案を心がけておりますので、お気軽にご相談ください。
年休トラブル発生時の初動対応と確認ステップ
もし年休をめぐるトラブルが発生してしまった場合でも、焦らず冷静に、以下のステップで対応を進めることが重要です。感情的な対応は、事態をさらに悪化させる可能性があります。
事実関係の冷静な確認
まずは、何が起こったのか、正確な事実関係を確認します。具体的には、以下の点について聞き取りや資料確認を行います。
- 従業員からの年休申請日、希望時季、申請方法（書面・口頭など）
- 会社（管理職）からの回答内容、回答日、回答方法
- 当時の業務状況、シフト状況、代替要員の確保状況
- 当事者間のやり取りの詳細（日時、内容）
- 就業規則の規定
これらの情報は、後々の対応や再発防止策を検討する上で不可欠な証拠となります。口頭でのやり取りが多い場合は、記録に残すよう努めます。
年休申請の適正性と会社の対応の検証
確認した事実に基づき、以下の点を検証します。
- 従業員の年休申請は、就業規則に定められた手続きに従って行われていたか。
- 会社（管理職）の対応は、労働基準法および就業規則に則っていたか。特に、時季変更権の行使は「事業の正常な運営を妨げる」と判断できる客観的な根拠があったか。
- 会社が時季変更を求めた場合、代替時季の提示は適切に行われたか。
この検証を通じて、会社の運用に問題がなかったか、従業員の主張に不当な点がないかなどを客観的に判断します。
「誰が悪いか」ではなく「制度と運用」の視点で改善を
トラブルが発生した場合、往々にして「誰が悪いのか」という犯人探しになりがちです。しかし、中小企業においては、個人の責任に帰するよりも、制度の理解不足や運用ルールの曖昧さといった組織的な課題に目を向けることが重要です。
今回のトラブルを教訓として、就業規則の見直し、管理職への教育強化、申請・承認プロセスの明確化など、再発防止のための改善策を講じる機会と捉えましょう。当事務所では、こうしたトラブル対応から、継続的な労務管理体制の構築まで、経営者様に寄り添ったサポートを提供しております。
中小企業経営者様からよくあるご質問（Q&A）
年次有給休暇に関して、中小企業の経営者様からよくいただくご質問とその回答をまとめました。
Q1: 年休の申請期限は設けても良いですか？
A1: 就業規則で「〇日前までに申請すること」といった申請期限を設けることは可能です。しかし、これは会社の事務処理や業務調整の便宜を図るためのものであり、あまりに不合理な短期間（例：当日申請のみを認めるなど）は認められない場合があります。原則として、従業員の時季指定権を尊重し、極端に短い期限や厳格すぎる運用は避けるべきです。一般的には、数日前から1週間程度が妥当とされています。
Q2: 全従業員に年5日の年休取得を義務付ける「時季指定義務」とは何ですか？
A2: 2019年4月1日から、労働基準法改正により、年10日以上の年休が付与される全ての従業員に対し、年に5日については、会社が時季を指定して取得させることが義務付けられました（労働基準法第39条第7項）。これは、従業員の年休取得を促進するための措置であり、会社は従業員の意見を聴きながら、計画的に5日分の年休を取得させる必要があります。この義務を怠ると罰則の対象となる可能性がありますので、ご注意ください。
Q3: 急な体調不良で年休を取りたいと言われた場合、どう対応すればよいですか？
A3: 年休は本来、事前に時季を指定して申請することが原則ですが、急な体調不良などやむを得ない事情で当日申請となるケースも実務上は発生します。このような場合、会社がすぐに時季変更権を行使できる状況でない限り、原則として年休として取り扱うことが望ましいでしょう。就業規則に「緊急時の申請手続き」を定めておくことで、混乱を避けることができます。頻繁に当日申請がある場合は、従業員との面談を通じて、背景にある課題（体調管理、業務負担など）を把握し、改善を促すことも検討しましょう。
Q4: 退職予定の従業員が残っている年休をまとめて消化したいと言っています。拒否できますか？
A4: 原則として、会社は退職予定の従業員からの年休取得の申し出を拒否することはできません。退職日までの期間を考慮すると、時季変更権を行使して「別の時季に変更させる」ことが事実上不可能なため、時季変更権の行使は認められないと解されています。未消化の年休は退職日までに全て取得させることが基本となりますので、円満な退職のためにも、従業員と十分に話し合い、年休消化期間を含めた退職日を調整することが重要です。引き継ぎ期間なども考慮して、計画的に対応を進めることをお勧めします。
まとめ：年休運用は中小企業の生産性向上にも繋がる
年次有給休暇の運用は、単なる法令遵守の問題にとどまりません。従業員が安心して休暇を取得できる環境を整えることは、心身のリフレッシュを促し、結果としてモチベーション向上や生産性の向上に繋がります。
中小・零細企業においては、一人ひとりの従業員が持つ影響力が大きいため、年休の適切な運用は、優秀な人材の定着や企業の成長に不可欠です。本記事でご紹介した対策は、少人数体制でも十分に実践可能なものです。まずは、就業規則の見直しや管理職への教育から着手し、公平で透明性のある運用を目指してみてはいかがでしょうか。
年休制度の整備や運用に関してご不安な点があれば、当事務所までお気軽にご相談ください。経営者様の状況に合わせ、具体的なアドバイスとサポートを提供いたします。
本記事の内容は一般的な情報提供を目的とするものであり、個別の事案については必ず専門家にご相談ください。
総務の助っ人にご相談ください！
労務リスク、許認可状況、経営体制など、現状の課題を一緒に確認し、今後の方向性を整理いたします。
「総務の助っ人」として、経営者様の右腕となり長期的に伴走できる関係を築きたいと考えています。
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